Na primeira parte da gestão eficaz do tempo, vimos que circunstâncias nos levam ao tão falado “não tenho tempo”
Podes ter mais tempo? Não, temos sempre o mesmo tempo e o que realmente necessitamos quando sentimos que não temos tempo, é administrar eficientemente o tempo de que dispomos e para tal, é fundamental estabelecer corretamente as prioridades.
O Estabelecimento e a correta administração de prioridades far-nos-á cumprir objetivos tanto profissionais como pessoais. Para tal, vamos indicar algumas regras básicas que, ao serem frequentemente repetidas, geram os hábitos necessários para conseguirmos ser mais produtivos e ter tempo livre.
PLANIFIQUE
Por cada hora de planificação poupam-se 3 a 4 de execução!
Dedique os últimos 15 minutos do seu dia para planear o dia seguinte, o que o permitirá chegar ao trabalho sabendo o que deve fazer. Estabeleça as tarefas mais importantes e comece o dia por elas.
A planificação tem que ser rápida, planificar não é trabalhar mas sim preparar o trabalho.
Para quê tanta planificação se ocorrem imprevistos e nos atrapalham tudo?
Pois, porque é essencial reduzir o espaço da incerteza, porque não planear leva a um novo paradoxo: não planifico porque não tenho tempo, no entanto, não terei mais tempo se não planificar.
PROGRAMAR
Se planificar é decidir o que fazer, programar é a distribuição dos recursos necessários para fazê-lo e decidir quando se há-de fazer.
No momento de programar é importante fazê-lo em função dos objetivos a alcançar e não das actividades a realizar.
Aqui também acontecem imprevistos, em pelo menos 20% do que tem que fazer no decorrer do dia. Isso faz com que a nossa planificação se perca? Não, se tivermos previsto também esse tempo para imprevistos na nossa planificação.
GERIR OS IMPREVISTOS
Esta percentagem de tarefas, que aparecem de forma imprevista durante o dia, podem crescer até estragar a nossa planificação, uma das razões principais das agendas falharem é´a nossa tendência para nos ocuparmos de assuntos não programados.
Antes de tratarmos logo deles, a custo de dedicarmos tempo, devíamos fazer as seguintes perguntas:
-Para quando preciso de resolver o imprevisto?-Curto ou longo prazo
–Porquê? Quais serão as consequências se não o tratar logo de seguida – Pouco importante ou muito importante
-Devo fazê-lo ou posso delegar a alguém?
Vai ter que “pôr mãos à obra” se for a curto prazo, importante e sem possibilidade de delegar a alguém, estaríamos perante uma urgência. Para os restantes caso, pode programar como se fosse mais uma tarefa na sua planificação.
ESTABELECER PRIORIDADES
Não confunda os imprevistos com as urgências. A diferença é que ao serem os dois inesperados, o primeiro não é importante e pode-se fazer a qualquer momento, enquanto a urgência requer atenção imediata e obriga-nos a parar o que se está a fazer.
Defina as tarefas importantes, serão aquelas que terão maior benefício ao realizá-las e maiores consequências negativas se não as fizermos., devem estar planificadas e programadas constituindo um dos pilares à volta dos quais vamos organizar as nossas tarefas diárias.
Para o ajudar na definição da importância de uma tarefa pode basear-se na matriz de Eisenhower:
QUADRO PARA ORDENAR PRIORIDADES
IDENTIFICAR E CONTROLAR OS LADRÕES DO TEMPO
Os ladrões do tempo tiram-lhe muito e dão muito pouco, mantêm-nos ocupados com banalidades em vez de tarefas importantes.
É necessário identifica-los para depois evitá-los, escondem-se em tarefas rotineiras como por exemplo:
– Visitas inoportunas
– Telefone , correio
– Reuniões
– Viagens
– Papelada
– Noticias, redes sociais
Qual é o segredo para que consigam desviar-nos dos nossos objetivos? Satisfação instantânea, dão-nos a sensação de estarmos ocupados (mesmo que não estejamos a fazer nada de especial)… todos sabemos que não é o mesmo estar ocupado ou estar a trabalhar.
Um exemplo claro de ladrão do tempo é o telemóvel, há estudos que indicam que olhamos para o telemóvel 220 vezes por dia. Será possível ter uma linha de pensamento coerente olhando para o telefone 220 vezes por dia?
GERIR AS DISTRAÇÕES E AS INTERRUPÇÕES : CONCENTRE-SE
As interrupções eternizam as tarefas, como vimos na primeira Lei de eficácia:
“O tempo que uma tarefa requere, cresce em proporção ao número de vezes que a interrompe e recomeça”
Ver o correio “a ver o que há”, atender todas as chamadas e visitas dos colegas à secretária sem exceção, cada notificação de whatsapp, redes, distraiem só pelo simples facto de aparecer no ecrã.
Cada vez que nos distraímos perdemos um bocadinho para nos voltarmos a concentrar na nossa tarefa, pelo que, comece a gerir estas distrações!
Estabeleça momentos sozinho, indique aos seus colegas que está a fazer uma tarefa importante que necessita de concentração e não pode ser interrompido.
Separe as tarefas que deve abordar em equipa – e trate-as em conjunto, respeitando o tempo dos outros sem os interromper.
Veja o correio para gerir, não para ler.
Dedique um tempo de qualidade sem interrupções de pelo menos 1 hora por dia, para a tua tarefa principal que foi programada.
Lute desde segunda-feira para eliminar tudo o que o entretém e dispersa a sua atenção, a maioria das distrações são culpa sua, as mensagens, navegar na internet, saltar de um correio para o outro….
– “Sim mas não, devemos conseguir um equilíbrio entre o trabalho continuo e a disponibilidade para os colegas, se for alguma tarefa que poderá ajudar mas não naquele preciso momento, diga-o e estabeleça um prazo. “Agora mesmo estou a terminar um relatório que me ocupa meia hora, e vou ao seu gabinete para tratamos juntos”,
Ter a porta aberta significa ter problemas para terminar o objetivo marcado todos os dias, no entanto, fechá-la impedirá a sinergia do trabalho em equipa, é necessário o equilíbrio.
Como conclusão deixamos 10 pontos importantes para ajudar a serem donos do vosso tempo:
- Faça uma lista de coisas pendentes, defina prioridades
- Estabeleça os seus objetivos
- Divida os objetivos em metas
- Leve uma agenda ordenada, com tarefas do trabalho e pessoais
- Planifique a sua semana
- Programe as tarefas do dia, e destine-lhes um tempo
- Delegue nos outros, não é super herói
- Esvazie para descansar, tenha á vista só os documentos que está a utilizar e nada mais
- Aprenda a dizer que não, pelo menos não naquele momento
- Não adie as tarefas programadas, respeite a sua agenda